Sáng kiến "Xây dựng kho tài liệu điện tử cho tàu" của anh Trần Văn Lễ - Phó Trưởng phòng Hành chính, Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) khi được ứng dụng đã mang lại giá trị làm lợi 300 triệu đồng.

Là người có chuyên môn về công nghệ thông tin và quản trị kinh doanh, lại đam mê nghiên cứu, anh Trần Văn Lễ đã xây dựng nhiều phần mềm, cập nhật tính năng cho các phần mềm công ty sử dụng.

Có nhiều phần mềm được anh “khai sinh” như phần mềm Tra cứu chứng chỉ; quản lý thuyền viên VOSCREW; SQEMS; SHELL; kiểm soát chuỗi mua sắm và chi phí; VOSCONT; BunkerReport; ShipDocs; quản trị website công ty… Đặc biệt, phần mềm "kiểm soát chuỗi mua sắm và chi phí" do anh viết đã được Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đánh giá cao.

Trong quá trình làm việc, anh nhận thấy những bất cập trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận liên quan đến việc quản lý đội tàu của công ty. Chẳng hạn như: Đối với phòng Kỹ thuật, việc trao đổi thông tin bản vẽ giữa công ty với tàu và các đơn vị dịch vụ sửa chữa mất nhiều thời gian do phải tra cứu tài liệu trong các hộp và scan bản vẽ, nhất là các tình huống sự cố cần phải giải quyết gấp.

Đối với phòng Vật tư, các nhân viên cũng phải phối hợp với phòng Kỹ thuật để tra cứu tài liệu và scan tài liệu gửi cho các nhà cung cấp đặt mua phụ tùng vật tư theo yêu cầu.

Việc này đã làm lãng phí thời gian của các nhân viên cả phòng Kỹ thuật và Vật tư. Còn đối với đội tàu, việc quản lý tài liệu không tốt dẫn tới thất lạc tài liệu hoặc tài liệu để không đúng hộp cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm.

Để giải quyết những bất cập trên, anh Trần Văn Lễ đã nghiên cứu và đưa ra sáng kiến "Xây dựng kho tài liệu điện tử cho tàu". Sáng kiến đưa ra các bước thực hiện gồm: Thực hiện scan tài liệu cho toàn bộ 14 con tàu trong đội tàu (tài liệu của một tàu khoảng 350 quyển, mỗi quyển khoảng 45 trang); viết phần mềm tra cứu tài liệu; thực hiện cập nhật tài liệu đã scan vào phần mềm.

Ngoài giá trị tiết kiệm cho công ty là 45 triệu đồng, sáng kiến này đã mang lại nhiều hiệu quả: Tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, trao đổi thông tin với nhà cung cấp và thời gian trao đổi giữa tàu với các phòng ban chuyên môn; lưu trữ tài liệu an toàn và lâu dài, tránh thất thoát tài liệu.

Một tàu hàng khô của Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO). Ảnh: CĐ

Ngoài ra còn dễ dàng chia sẻ tài liệu, tiết kiệm chi phí photocopy và chuyển phát tài liệu; dễ dàng thêm mới, bổ sung sửa đổi tài liệu; giảm nhu cầu phải lưu trữ hồ sơ giấy tại công ty, đội tàu giúp giải phóng không gian lưu trữ để chuyển sang các mục đích sử dụng khác hiệu quả hơn.

Các tài liệu được số hóa dễ dàng lưu trữ, truy cập và truy xuất hơn, thông tin lưu trữ điện tử được bảo vệ, bảo mật nhờ cơ chế phân quyền và mật khẩu.

Với ý thức luôn hết mình với công việc, ham học hỏi để tự hoàn thiện, sáng tạo trong công việc, anh Lễ thường xuyên giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm để cùng đồng nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, tham gia các phong trào thi đua do chuyên môn và công đoàn phát động.

Công đoàn Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đã trao tặng anh Trần Văn Lễ danh hiệu Lao động sáng tạo giai đoạn năm 2019 – 2021.